第五节　突发事件的时间管理和应对策略

高职生活中每天都有各种突发事情发生，关键在于学会管理时间。很多时候是因为自己没提前准备，自寻烦恼，就像与学习、职业能力相关的事件，这些都可以提前准备，要知道“机会是留给有准备的人的”。

一、我们应该提前准备什么

对于这个问题，作为未来必须步入社会工作的高职生，其实相当于考虑为了更好地步入社会，应该提前准备些什么？

这就要考虑职业能力需要什么。美国心理学家麦克利在1973年提出的著名的“素质冰山模型”中，对职业素养进行了很好的阐述和定义。麦克利认为职业素养既包括专业知识、通用知识这些显性的职业素养，是高职生必须有的，也包括职业道德、职业态度、职业意识、个人认知等，这些需要长期沉淀而成，属于隐性的职业素养。其中，职业态度一般包含责任心、吃苦耐劳、协调沟通、服务大局；职业意识一般包含团结合作、创新意识、自主学习、自律自强；职业认知一般包含抗压能力、应变能力。我们曾开展了一项关于高职院校学生的职业素养调查，并在调查中发现，企业普遍希望学生具有责任心和吃苦耐劳的精神，尤其是责任心。专业知识和通用知识则被认为是对每个高职生必备的要求，入职时已经经过检验。另外，企业也希望学生能够不断自主学习、自我增值，能克服困难独立解决问题。所以，在日常生活中，高职生更应该养成良好的学习习惯和品德。

对于职业能力，高职生需要准备什么呢？

第一，通用知识。以英语表达能力为例说明，可以随时准备学习英语单词，每天练一练英语口语，为迈向职场打好坚实的基础。准备一份英语自我介绍，为面试第一步做好准备。对通用知识的提升还可以多看看时事新闻，了解未来行业动向。

第二，学习和应用计算机能力。“学好办公软件、设计软件，走到哪里都不怕”，这是与技能锻炼相关的。“00后”的高职生计算机技能普遍薄弱，但是现代社会中哪一项工作不需要应用计算机软件呢？所以，很有必要进行有规划的学习，要深度地学，而不是基础地学。尤其当今国家快速发展，正在向智能方面发展的中国，更需要大量懂得人工智能语言的人才，这些都离不开计算机技能的学习和应用。

第三，准备职业态度、职业意识、职业认知。对职业态度、职业意识、职业认知的准备是很广泛的，参与的各种事情都可以接触到。这里需要说明的就是，多给自己锻炼的机会，多接触、多尝试。为自己喜欢的事情坚持不懈，如喜欢画画就学设计软件，喜欢打球就多参与；为自己喜欢做的工作准备，如多看目标企业的岗位招聘要求等（此处后面章节会重点讲述）。

第四，多准备一套方案。你有想过应对突发事情的B方案吗？这也是必须提前准备的。凡事多一份准备方案，就可以避免被突发的事情打乱了规划。我们要想好各种问题出现的可能，尽量做到B方案也心中有数。

二、应对突发事件的五个方法

本书将会与读者分享如何调整心态和通过管理时间减轻突发事件的影响，将结合高职生突发事件的问题加以归纳。

第一，学会拒绝。生活和工作中或多或少都会遇到别人求助，这时就需要判断。如果自己有更重要的事，就予以拒绝，当然拒绝可以委婉些。须知对别人重要的事，对你不一定重要，而且以现实来看，多数人并没有意识到时间的价值，甚至很多事其实对当事人并不重要。

第二，2分钟原则。生活和工作中总会遇到临时的突发事件，如突然的电话、别人突然的求助、自己突然的想法等，对这类事件有一个处理原则，即如果能在2分钟内完成的，立即处理；如果不能，就比较该事件与手头事的重要性，优先处理更重要的。如果手头的事更重要，就待手头的事处理完毕，再去处理突发的事；如果突发事件更重要，就先记录手头事的进度，回头再处理手头的事。以2分钟为限，是因为2分钟以内可以处理完成的，不会对当前的事造成多少干扰。

第三，学会授权。对处在四象限法第四象限中的事，尽量授权他人完成，避免将时间用于其中。关于授权，《高效能人士的七个习惯》一书将其分为指令型授权与责任型授权。其中，指令型授权相当于下命令，适用于简单的事。对复杂的事，指令型授权的效果不好，因为相当于还是自己在处理。责任型授权即将责任转交给被授权人，以结果为导向。该书列了5个方面可以保证责任型授权的有效性。对此，本书认为基本可以套用5W2H进行理解，具体如下：

①预期成果——What、Why。说明预期成果，让被授权人更好理解目的所在。

②责任归属——Who、When。大致是说由谁在什么时间去做，同时要明确业绩标准，并用这些标准评估其工作成果。

③何处进行——Where。了解事件执行场所的地点及环境，考虑该地点会造成的影响。

④指导方针——How。怎么做？如何提高效率？如何实施？

⑤可用资源——How much。对所做事情需要的数量、物质的预计。产生的费用如何？

第四，统筹原则。根据突发事件的具体情况首先设立目标，没有目标就无法管理，因此目标必须明确具体，且有完成时限；其次，按照优先的原则排序，先按重要性再按急迫性决定顺序；最后统筹安排，提高时间利用率——增加生命宽度。在具体的事项中，追求高效率并在发现问题时及时调整。此原则可在晚上检视自己的执行状况，如不满意则检讨自己时间管理方法是否得当。

第五，事前评估。如果经过评估，突发事件确实是需要优先处理的事件，就应该做好下面几项工作以保证不会扰乱手头工作的进度和思路，即给大脑“拍快照”：

①当前工作进度。手头工作做到什么程度了？比如，虽然与高中同学聊天花费很多时间，但是之前已经完成一半试卷了。

②目前的想法。对手头工作有什么想法？

③打算如何处理。对手头工作打算如何处理？比如，如果自己解决不了就只能转交给他人。

④有条件就录音。把大脑里所有关于手头工作的东西全部记录下来。

⑤下一步行动。关于手头工作的下一步行动是什么？

保存完“大脑快照”之后，就可以评估出突发事件该如何处理了。