2.7　了解采购部门的协调关系

由于采购业务所牵涉的范围非常广泛，与采购部相关的部门很多，因此如果希望采购业务能够顺利进行，从而获得良好的工作绩效，除了采购部的努力外，还需企业内部各有关部门的密切配合。

2.7.1　与管理部的协调关系

企业管理层应重视采购部的横向联系，并应加强采购员的专业培训及制定采购员的行为规范等事宜。

在与管理部门的协调上，采购部应将与供应商接触所获得的市场信息，提供给管理部门作为经营上的依据。而管理部门则应将前景预测、租税结构、汇率趋势等信息提供给采购部参考。

2.7.2　与销售部的协调关系

（1）销售部应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部，以确保采购计划的准确性、可执行性。

（2）销售部制定产品的价格，必须事先估计制造成本，尤其是占主要部分的材料成本。在预估材料成本方面，采购部应提供充分的协助。

（3）销售部在与客户谈判特别订单及无库存的产品时，必须考虑物料的购运时间，以避免造成没法如期交货的问题。

（4）采购部应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求信息及其产品的销售数量、品质、价格等信息，提供给销售部，以协助销售部做好竞争策略的拟订。

（5）为了互惠起见，企业在政策上，通常会要求供应商购买本企业的产品。而在这一政策的执行方面，销售部与采购部应该更加密切地配合办理。

2.7.3　与生产部的协调关系

为了确保原材料供应的稳定性，采购部和生产部需要经常交换信息。

（1）生产部应尽早通知采购部有关产品的生产计划与物料的需求计划，使采购部有充裕的时间去寻求货源。

（2）采购部也必须通知生产管制部门采购所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。

（3）如果生产计划或采购计划中的数量或时程有任何的改变，彼此都应迅速通知对方，从而使对方及时进行适当的调整与配合。

2.7.4　与品管部的协调关系

基本上，采购员必须熟悉与采购物品有关的品质标准，以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购员直接与供应商接触，因而能帮助品管部建立供应商所能配合的一套检验标准；而品管部也应将进料的检验结果告知采购员，借以考核供应商。

总体来说，采购部与品管部的协调关系如图2-5所示。

2.7.5　与制造部的协调关系

采购部提供制造部所需的物料，两者关系密切，但是两者却有不同的立场。通常，制造部希望物料能快速供应，以免发生断料停工的状况；而采购部则希望能有充分的时间进行议价，以期能降低成本。因此，在物料的购运时间方面，彼此必须互相尊重、充分协调，切勿意气用事。

另外，对于“自制”或“外包”的决定，制造部与采购部彼此的立场和见解也可能不同。这时应充分考虑成本分析的结果及策略，以客观的态度来共商对策。

2.7.6　与技术部的协调关系

技术部在设计物料规格时，不可过分强调追求品质而忽略价格和市场因素；采购部也不可太强调价格因素而忽略品质要求。因此，技术部应征询采购部的意见，而采购部也应根据市场信息，建议适当的规格标准。总之，两者必须密切协调，才能顺利进行采购。

为了建立标准，以期尽量保证物料品种，两者应密切协调，产生良好的互动关系。在新产品设计方面，采购部应随时提供有关物料规格、性能、价格等最新信息，供技术部参考。

2.7.7　与仓储部的协调关系

大量采购可以降低物料的单位成本，但相对地，存量的增加会提高仓储成本。因此，为了降低整体的采购成本，采购部与仓储部必须有良好的沟通与协调能力，妥善地设计适当的最低存量及订购点。

采购部应在订购作业完成时，将有关交货期与数量等资料通知仓储部，以便仓储部能事先准备所需空间；仓储部也应定期将存量记录通知采购部，以利存量控制。另外，对于退货、呆料、缺料等问题，采购员也应协助仓储员处理。

2.7.8　与财务部的协调关系

每一项采购交易，从订购开始到交货、请款、付款为止，都需要经会计处理。财务部还可为采购部提供各项有关的计算资料，如应付账款余额统计、实际支出金额与预算金额的比较、材料成本的计算、价差的绩效计算等。

不过，在许多企业与机构中，这些财务工作有时候会由采购部担负一些职责。不管这些工作由谁执行，部门之间若紧密协调与合作，通常可以从供应商那里获得机会，从而可以改善买卖关系。

另外，采购预算是企业资金需求的最主要部分，若无良好的财务计划，采购工作将无法顺利进行。采购部在选择较佳品质时，必须考虑成本因素；在订购较大数量时，必须考虑财务负担能力；在议定价格时，必须考虑付款方式（现金支付或期票支付），以避免造成财务上的损失或风险。因此，采购部应与财务部在资金调度与运用、汇率与利率的价差、付款条件与额度等方面，做妥善的协调。