5.6 通过电话收集信息

在为商务报告收集信息时，甚至是在日常工作上，你可能需要联络某些信息的一手或二手出处，或是联络能够为你获得二手信息的人。公司经常运用电话来快速收集信息，而且如果使用得当会非常有效率。

打电话之前

· 确定你到底需要哪些信息。

· 判断哪家公司、个人、部门、政府机构或组织可能会有你需要的信息。

· 按精细程度列出一连串问题，越后面的问题越具体详细，比如说：

“你们有没有布里斯托地区过去六个月的失业统计数字？”

“有按年龄层和性别分类的统计数字吗？”

“能不能告诉我，六月之后，16~25岁女性每个月的失业人数各是多少？”

……就这样继续下去，视你需要多详细的细节。

讲电话时

· 电话接通后，保持礼貌，但是直接进入重点。

不要说：“你们那边有没有人刚好对失业有些了解……”最好说：“我需要布里斯托地区过去六个月的失业统计数字，你能帮上忙吗？”（记住，礼貌也可以从语气中传达出来。）如果对方可以帮忙，再把问题问详细一点。如果对方无法帮忙，问：“那你能不能告诉我，有谁可以帮忙？”

· 如果第一家机构帮不了忙，不要灰心，再试试其他机构。只要不放弃，最后一定能得到需要的信息，除非你讲电话的技巧使对方反感到不愿帮忙。

· 确定电话那端的人是你需要的人。具体说明你需要跟谁通话，像是人力资源部经理或负责采购的主管等。

· 立刻把得到的信息写下来，不要依赖记忆力。复诵一遍给对方听，确认无误。

· 记得说“谢谢”。