6.6 安排面谈的过程

开场

不管面谈的目的为何，开场的部分一定要小心进行。因为整个面谈能否成功，很大部分取决于双方在开头几分钟所建立起来的关系。

在开场这短短几分钟内，你要与对方建立起互信关系，并简单说明面谈的主题。开场的内容当然要视面谈的性质而定，在这里我们不可能一一详述，不过下面还是列出几个常见的开场方式。但是不管你选择哪一种开场方式，最重要的就是态度要诚恳，否则对方马上就会看出这只是你耍的小伎俩。

简单说明接受面谈者或面谈者所面对的问题：适用于接受面谈者隐约知道问题的存在、但对细节还不清楚的情况。

解释你（面谈者）是如何发现该问题的：暗示对方可能想跟你讨论此问题。这样感觉起来该问题是双方共同的问题，之后讨论起来双方会更客观、更互相体谅。

请对方就该问题提供建议或协助：这个请求必须诚恳，否则对方会立刻看出你只是嘴上说说，然后失去对你的信任。

说明如果对方按照你建议的方式解决问题，可能会有什么好处：同样，诚恳的态度最重要。

直接进入重点：适用于情况紧急，而对方似乎漠不关心时。

指出对方对该问题的立场：适用于对方已经表明立场，请你提出建议，或是有可能强烈反对你的意见时。

指出问题的背景、原因、起源，但是不描述问题本身：适用于对方熟悉问题的背景，但有可能反对你的意见时。

说明是谁派你来面谈：适用于你不认识对方时，这样你就有个“开头”。但是派你来面谈的人必须是对方尊敬的人，而且你的态度要诚恳自然。

说明你代表哪间机构、公司或团体：有助于建立起你个人的威信，但前提是对方尊敬该组织。这个方法也可以解释你的来访原因。

请对方拨个十分钟或半小时给你：问得直接明确，但是不要低声下气，好像你很怕打扰了对方。适用于对方忙碌、没有耐心时。

问一个问题：可以是直接问题、引导性问题，或征求同意的问题（见下一节“如何问问题”）。问了问题对方通常就得回答，自然就会跟你交谈起来。

面谈的主体

不管你选用哪种开场，注意不要让开场部分花去太多时间。记住，面谈最典型的问题之一，就是进入不了重点。

面谈的主要部分应该用来问问题和回答问题、寻找解决问题的办法，或是说服对方接受你的意见或产品。如果是三十分钟的面谈，95%左右的时间应该用于此阶段。

需要把面谈的流程安排得多详细，取决于面谈的目的、种类和时间限制。在“非结构式”面谈中，面谈者让接受面谈者主导面谈流程，这一般适用于接受面谈者要发牢骚或抱怨个人问题时。在“结构式”面谈中，面谈者主导和控制面谈的流程，如用在搜集资料或时间有限的面谈中。依结构化的程度，面谈可分为“非结构式” “中度结构式” “高度结构式”和“标准化”四种。

非结构式面谈：事先并不确定问题的顺序和内容。你只要先想一想面谈的目的，然后记一下大概需要涵盖哪些领域或主题。这对某些面谈来说非常有用，尤其是辅导建议性质的面谈，但是注意不要把准备不全、缺乏组织的面谈都归类为“非结构式面谈”。

中度结构式面谈：准备几个重要的问题，再准备几个用来继续深入探究的问题。如果对方拒绝提供信息，才需要用到这些后续的问题。

高度结构式面谈：所有的问题都是事先准备好的，而且顺序也安排好了。每个接受面谈的人，听到的问题都一样。有些问题可能是开放式问题，但是这类面谈主要还是以封闭式问题为主，方便之后有系统地比较不同受访者的回答，如市场调查或意见调查，但也适用于某些审查性质的面谈。

标准化面谈：所有的问题都是事先准备好，而且顺序也安排好了，但是除此之外，题目中还包含了现成的答案，因此接受面谈者只能从中选一个答案。如：“如果这个产品的价格降低了，你购买的数量会更多、更少，还是跟以前一样？”换句话说，所有的问题都是封闭式的。