扫帚、墩布——办公费

吃完了午餐，我们本来想休息一下，结果行政部的苏苏跑到财务部来了，手里拎着一袋香瓜子，嘴里露出八颗贝壳一样洁白的牙。此时此刻，我最不想见到的人就是她，她拎着瓜子带着笑，不知道又是什么事情呢。

苏苏也挺干脆：“宋姐，我知道这几天财务部出了点状况，但是咱们办公用品的采购总得进行不是？公司的保洁阿姨都说咱的墩布像红缨枪了。”

我也不客气：“行啊，拿采购申请单来。”

“呀，别拿我开心了，办公用品什么时候用采购申请单了。”她那双小眼睛立马瞪起来了。

我也忍不住笑起来：“采购清单总有吧，给我吧。”我接过清单，她就开开心心地走了，连同瓜子也带走了。

“小李，叫上采购部的小吴，带上钱，咱买东西去。”我说。

小李问：“宋姐，办公用品不用领导批吗？”

“不用，走吧，到楼下等小吴。”我干脆地说。

一般来说，办公用品是不用层层审批的，因为日常的工作中，办公用品是随时随地都要用到的，而且开销也不是很大。不管是办公用品还是其他需要用现金购买的物品，按照规定，都应该是出纳和采购一起去的，但这不是硬性规定，不过，在我看来这样最好。当然，有的公司出纳的确很忙，抽不出时间跟着采购到处跑，并不是不想规范。

我们先去买办公用品，由于是熟客，老板挺热情。我和小吴对望一眼，然后推了小李一把：“笑什么，问啊？”

小李傻了：“问什么？不是常来吗？”她又想了一下，恍然大悟，“那个，老板，你们这里能开发票吗？”

老板很配合：“能开，只不过是手写的那种。”

“只要是正规发票就好了。”小李回头看着我。

公司日常经营活动中的自采活动，首先要确定能不能开发票。按照会计制度的规定，如果没有正规发票是不能入账的。如果东西买回来了，没有发票，可是钱已经花了，那么是入不了正规的账的，所以有的财务制度不完善的企业会出现内、外账，这其实是违反《会计法》的。

苏苏给我的清单是各个部门预计需要的办公用品的数量，我们按照清单一一采购完毕，核对好金额，拿着发票向下一站出发。

最后一站是去买杂货，我们先买了点五金产品，然后又买了扫帚、墩布什么的，用的最费的还是这些日常的清洁用品。东西买好，营业员只给开了一张收据，小李可不依了：“怎么不给开发票啊，不是说能开吗？”

营业员看看我又看看她，明白了，原来是菜鸟：“下个月10号之前来开发票吧，你们公司零零碎碎买的东西挺多的，一起开也方便。”

小李拿着收据看我：“这也可以吗？”

这样当然可以，虽然商店有避税嫌疑，但是他们是按月交定额税的，所以也不能说人家偷税。

对我们来说，首先，每次购买货物的收据要收好。其次，就是我刚刚强调的流水账，这样的收据入不了账，库存现金和现金日记账的余额肯定是有出入的，流水账就能保证出纳耳清目明，每一笔花销都有明确的出处。

回到公司已经快到下班的时间了，小李咬着笔头，在财务系统上做凭证。尽管心早飞了，我还是告诉她要做完才可以下班。

她做完了，我还要复核。我一看，她倒简单，把所有今天买的东西除去要拿回去换发票的收据金额外，其他的全都归进了“管理费用——办公费——办公大楼”里。这个科目是用来计算所有办公大楼里发生的无法细分到各个部门的办公费，比如日常的门牌更换费用、清洁费、清洁用品等。

我们公司的办公费下还设了三级科目，每个部门每个月都有预算的办公费，领导的要求是尽量不要超出预算计划。刚刚我们采购的东西，虽然都算是办公用品、保洁用品类，但是却也在采购清单上细分成了给办公大楼用的还是为厂部采购的，两者的货物入库的仓库是不同的。入厂部仓库的东西是要记入与产品有关的各个部门中去的。

列举一个简单的分录：

借：管理费用——办公费——办公大楼

——采购部

——行政部

——销售部

制造费用——厂部

——第一车间

——辅助生产车间

贷：库存现金（银行存款）

这个分录只是列举一下，实际操作中有很大的灵活性。当然，把所有的费用都归在办公大楼里也不是不行，只不过不够细致。比如，如果生产部的厂房里也是雇专门的人来打扫，那么做起来还要容易一些。为什么呢？因为如果雇专人打扫，那么所有的清洁用品就归专人来使用，人家是不会给你分我今天用哪把扫帚扫的哪块地方的。就算是你规定了，人家用不用还是一回事呢，你总不能再派一个人盯着吧。所以，如果出现这样的情况，最好算好一个比例，把清洁用品之类的按比例分摊到各个部门，这样就比较靠谱了。

我讲着，小李听着，对于她来说还是有疑问的：“那我按什么标准记入每个部门呢？”

“按你苏苏姐提供的清单吧，行政部每年每月都有预算的。”要是每个本每支笔地逐个计算，对这么大的公司而言太不切实际了。

她看着清单，紧皱眉头，开始逐个计算。